Ekonomi
- aktiv bättre än passiv
När Brf Björken 7 i Johanneshov i Stockholm lät granska viktiga avtal, lyckades föreningen sänka priset på dem så mycket att besparingen uppgick till cirka 170.000 kr årligen. Föreningen slapp höja avgifterna och kunde betala en hel del renoveringar. Konsultens erfarenhet visar att en förening kan spara så mycket som hälften på viktiga avtal.
-De flesta företag har feta marginaler, konstaterar David Östby, som hjälpte Björken.
En viktig orsak till alltför saltade avgifter är att många föreningar är passiva.
-En del företag har talat om för mig att passiva föreningar får betala mer. Det finns företag som höjer priserna med upp till 20-30 procent per år tills de stöter på motstånd, noterar han.
Föreningarnas styrelser sitter ofta klämda mellan arbete, brist på tid, brist på ekonomiska kunskaper, akuta frågor som pockar på svar och lösningar inom föreningen – allt leder till en brist på långsiktighet. De gamla avtalen rullar på och så låter man det vara, kanske delvis på grund av en ofta naiv föreställning att många företag inte försöker skörta upp sina kunder.
David Östby driver företaget Bostadsekonomerna och är själv ekonom. Han snubblade på upptrissade avtal när han blev ordförande i sin egen förening. Han började prompt gå igenom viktiga kostnadsposter och blev ibland både förskräckt och oroad.
-Föreningens ekonomi var inte katastrofal eller dålig på något sätt, men avtalen kostade för mycket. Jag fick till exempel ner förvaltningskostnaderna direkt med 30-40 procent. Det kunde räcka med att ringa företagen och säga att vi ville gå igenom och se över avtalen. En gång behöves det bara ett telefonsamtal. Blir man en aktiv köpare känner företaget kniven på strupen, säger han.
Han har haft 60-talet föreningar som kunder sen starten och i samtliga fall har besparingarna varit kännbara. En del fall har varit skrämmande, som föreningen vars entrémattor kostade 10.000 kr årligen.
Han har funnit att de dyraste företagen inte alltid är de bästa. Det viktiga är att få tag i engagerade och kunniga kontaktpersoner, poängterar han.
Han går igenom föreningens avtal med styrelsen och väljer tillsammans ut områden som kan vara aktuella. Sen tar han in offerter – vanligen tre, men det kan vara allt mellan tre och fem – och begär sen förhandling med företaget. Bara i ett fall har företaget reagerat ilsket eller avvisande. Ofta får han dessutom 5-10 procent extra nedsättning i slutförhandlingen.
Olika typer av förvaltningsavtal – hissförvaltning, trappstädning, försäkringar, TV och bredband, banklån och teknisk förvaltning till exempel – är ofta saltade. Däremot är det svårare att få ner kostnaderna för till exempel snöskottning, revision, värme, vatten och el, där företagen har antingen mindre marginaler eller inte kan låsa sig vid en fast summa.
När Östby fick kontakt med Björken 7 diskuterade styrelsen avgiftshöjningar, eftersom huset från 1943 med sina 45 lägenheter genomfört både fönsterbyte och fasadrenovering. Allt kan nu finansieras med egna medel.
-Han kom till oss på vinst och förlust. Tidigare hade vi väl inte brytt oss om avtalen särskilt mycket. De löpte på, ingen av oss var särskilt bra på ekonomi och det är inte alltid lätt att veta hur mycket saker och ting ska kosta, sa den dåvarande ordföranden i Björken 7, Anders Rollsten.
Han och styrelsen blev nöjda med resultatet, också för att David Östby tog en eventuell konflikt med företagen:
-Det fick David göra. Han fick agera ”the bad cop”.
En granskning kostar ingenting om utfallet blir noll, men däremot 20 procent av en eventuell besparing. Det har Ander Rollsten ingenting emot:
-Arvodet kostar egentligen ingenting. Det tas ju från kostnadssänkningen.
Det blev visserligen ingen sänkning när Östby försökte förhandla ner revisionsdelen, men TV fick han 11.356 kr billigare per år. Den tekniska och ekonomiska förvaltningen sänktes med 58.365 kr, bankräntan kom ner när två lån slogs ihop och sparade 62.832 kr, kostnaden för entrémattorna minskade med 9.187 kr (49 procent), gräsklippningen med 14.978 kr (50 procent) och fastighets- och styrelseförsäkringen med 14.950 kr. Sammanlagt blev det 171.669 kronor per år och sparprocenten varierade mellan siffrorna 27 och 50.
Det här är resultat som återkommer i Bostadsekonomernas lista över föreningars besparingar, där snittet är 37 procent. Det kan med andra ord finnas pengar att hämta genom att vara aktiv snarare än passiv.
Styrelsehandboken IX