Bäst med opartisk mötesledare

På föreningsstämman spelar ordföranden en avgörande roll. Det handlar om att lotsa igenom viktiga beslut, hålla i och hålla ordning på debatten, låta alla sidor komma till tals, tillvarata medlemmarnas intressen och se till att stadgarna respekteras utan att för den skull uppträda som en petimeter och vara burdus. Rollen som mötesledare kräver oväld och integritet.

Göran Olsson, Bostadsrätternas tidigare VD, blir ofta inkallad som utomstående ordförande. Han anlitas av alla sorters föreningar, stora som små. Det är ett ganska vanligt sätt för föreningar att både avlasta sig och garantera en opartisk ledning av stämman. 
- En utomstående ordförande kan tillvarata medlemmarnas intressen bättre. Styrelsen kan känna sig fri och vara med och diskutera alla ärenden lättare, säger Göran Olsson.

En mötesordförande vald av föreningen kan vara benägen att stå mer på styrelsens sida. En utomstående vet hur en slipsten ska dras och får, som mer neutral, därmed mer respekt.  Han eller hon kan använda sitt civilkurage för att säga ifrån. Men de flesta föreningar vill klara sig med egen ordförande. Och även då har Göran Olsson ett förslag:  
- Om man inte vill ha en utomstående ordförande kan man med fördel välja någon bland medlemmarna på stämman istället. Han eller hon tar troligen medlemmarnas intressen bättre tillvara.  
En ordförandes motsvarighet till ”synderna i den egyptiska dödsboken” listar han snabbt.

-De största felen som görs gäller oftast själva mötestekniken. Många som sitter ordförande har dålig kläm på formalia. Det kan gälla en sådan sak som att släppa in nya ärenden som inte finns på dagordningen. Där är jag själv benhård och säger nej.

Sådana frågor kan gärna tas upp och diskuteras efteråt, men man ska inte debattera dem och man får inte besluta om dem under själva stämman.

Det har också funnits tillfällen när mötet utlysts mycket sent och få har kommit. Då brukar Göran Olsson själv begära att stämman återkallas och utlyses på nytt. En annan viktig punkt är röstlängden. 
- Jag är alltid noga med avprickningen, en eller annan röst kan fälla utslaget i ett ärende. Jag har varit med om att en stämma klandrats i tingsrätten för den sakens skull. Då blir ärendet så gott som alltid komplicerat och tar lång tid att lösa, ibland flera år. Dessutom måste allt göras om, påpekar Olsson.

I takt med att bostadsrätterna blir allt dyrare, ställs också större krav på styrelserna att hantera frågor mer professionellt. Antalet skadeståndskrav på styrelser har också ökat på senare tid.

- Ansvarsfriheten för styrelseledamöter ifrågasätts allt oftare, och även att de krävs på skadestånd. Tursamt nog är de flesta styrelser försäkrade – för det händer flera gånger varje år!

- Själv brukar jag försöka pressa den eller dem som klagar extra hårt för att få fram vilka skäl som finns. Jag drar mig inte för en debatt i det fallet.

Motioner

Även motioner kan vara besvärliga. Alla medlemmar vet inte att en motion ska innehålla en motivering följd av ett yrkande. 
- Ofta har motioner mer karaktären av debattinlägg. Men om det ända framgår vad motionären vill med sin skrivelse, finns det inga skäl att bara avslå motionen rakt av, menar Göran Olsson.

Föreningen bör också informera medlemmarna om vilket datum en motion senast ska vara inlämnad för att den ska kunna tas med i kallelsen och därmed kunna tas upp på stämman. En del föreningar tar upp motionerna direkt utan att medlemmarna fått ta del av förslagen i kallelsen, vilket är fel. Då vägrar jag själv att ta upp dem, säger Göran Olsson. Ordföranden balanserar mellan krav på ordning, reda och klarhet i stadgarna och lagen, mot en rimlig hänsyn till medlemmarnas intressen.

Psykologin och den sociala biten är det svåraste. Man måste kunna hävda sin auktoritet på ett balanserat sätt.  Alla ska få säga sitt och man ska hålla ordning på samtalet, Som ordförande kan man lätt bli för burdus. Många medlemmar har svårt för talarlistor – men jag föredrar dem. Den sämsta tjänst man kan göra en stämma är att tillåta oordning

- En del medlemmar upprepar sig mer och mer under debatten., medan andra inte vågar eller vill säga något. De tysta kan man inte göra så mycket åt, men om någon verkar vara på vippen att säga något kan man alltid fråga vederbörande.

Skapa klarhet

Klarhet är mycket viktigt, särskilt när fler förslag ställs mot varandra.  Göran Olsson minns tillfällen när medlemmar efter stämman undrat vad man egentligen röstat om. 
- Många mötesledare har svårt för att vara tydliga när de för fram olika förslag, vilket förstås ger upphov till brister och misstag. Jag brukar sammanfatta alla förslag och repetera dem för stämman, och om det går, slå ihop yrkanden som ligger så nära varandra att de närmast är lika. Sen använder jag helst inte föreningstekniska termer som proposition och kontraproposition på en föreningsstämma, utan vanligt vardagsspråk. Om det behövs kan man alltid ta en paus och fundera på hur förslagsordningen ska se ut.

Ett beslut med acklamation, öppen omröstning, är vanligast, men votering förekommer också ofta. I besvärliga fall kan ordföranden också föreslå att ärendet utreds av styrelsen som får återkomma senare med ett färdigt förslag.

- Slutna omröstningar med valsedel i till exempel, personval ska förstås villfaras. Just i personval vill man inte stöta sig med sina grannar. Men slutna omröstningar är jobbiga och långsamma, och jag brukar fråga stämman om det behövs.

En stämma kan som synes ge upphov till att gjuta en del ”social olja” på vågorna. Själva stämman bör inte ta mer än cirka två timmar. Sen brukar folk bli trötta och börja skruva på sig.  
-En förening jag känner till brukar inleda sin stämma med en drink och buffé efteråt.  Sånt skyndar alltid på och muntrar upp stämningen, säger Göran Olsson och skrattar.

Och visst är alla förtjänta av en belöning när man just har klarat av årets viktigaste möte i föreningen.