Styrelsearbetets grunder 
- del 1

En bostadsrättsförening kan till viss del liknas vid ett företag. Om ledning och styrelse fungerar dåligt går i regel också verksamheten dåligt.

Därför gäller det att försöka välja den bästa möjliga styrelse som stämman kan få fram, för att föreningsarbetet ska flyta på så bra som möjligt. På årsstämmorna gäller det sedan att rösta fram de goda förslagen, samtidigt som man ska undvika de dåliga. I bostadsrätt finns ett antal grunder och regler som gäller alla föreningar. Men hur ska egentligen den så kallade generalklausulen tolkas, och vad innebär i själva verket regeln om att alla medlemmar alltid måste behandlas lika? Ett intressant exempel handlar om garagehyror. 
- Det var en förening som hyr ut garageplatser till både egna medlemmar och utomstående, säger juristen och bostadsrättsexperten Bo Wolwan.

Frågan var om det är rätt att ta ut marknadsmässiga hyror av dem utifrån, men så låga hyror som möjligt av de egna medlemmarna? 
En bostadsrättsförening ska som bekant behandla alla medlemmar lika. Samtidigt ska man verka för de boendes ekonomiska intressen så gott man kan, i och med att det handlar om en ekonomisk förening. Men då menas alla medlemmar – inte bara ett fåtal. Det innebär i det här fallet att om det finns garageplatser bara för några, så kan man inte gynna just dem med en lägre hyra. Det strider både mot likabehandlingsprincipen och huvudparagrafen om att främja medlemmarnas intressen. - Säg att man har 30 garageplatser som man  hyr ur för 800 kronor till medlemmar, medan de utomstående får betala 1000 kronor i månaden för övriga platser. Då blir det 72.000 kronor om året som man subventionerar de egna bilplatserna med. Revisorn ska påpeka och säga nej till det här, säger Bo Wolwan.

En annan fråga som utgör en minoritetsskydd i bostadsrätt handlar om så kallad särskild granskning. Om minst en tiondel av röstberättigade medlemmar önskar det, har styrelsen skyldighet att hos Bolagsverket begära att en särskild granskare utses för att bedöma och uttala sig i ett specifikt ärende som berör föreningens förvaltning och ekonomi. Förslaget måste ställas på en ordinarie stämma eller på en extra stämma som behandlar det ärende som begäran avser. Om styrelsen låter bli att skicka in en förfrågan, får vilken medlem som helst göra det istället. Minoriteten ska samtidigt föreslå vem som ska utses till granskare, och om han eller hon inte anses olämplig ska Boverket godkänna begäran för att säkerställa ett skydd för minoriteten i föreningen. Granskarens yttrande ska avges på en följande ordinarie eller extra stämma, hållas tillgängligt för medlemmarna och sändas ut till var och en som har begärt det.

Ett exempel är ”Fallet med den särskilde granskaren”. Minoriteteten i en förening ansökte om att en särskild granskare skulle utses i ett byggnadsärende.  Men majoriteten protesterade, tillsammans med styrelsen, mot den tilltänkta byggnadsingenjören och menade att han var jävig, eftersom han valts av samma minoritet som begärt granskningen. De påpekade att ingenjören hade en förutfattad mening i sakfrågan, att han var fientligt inställd till styrelsen och i övrigt samverkade med de personer som låg bakom begäran. Men både länsrätt och kammarrätt avslog föreningens invändningar. Men hänsyn till minoritetsskyddet och att den utsedda ingenjören var väl kvalificerad för uppdraget, fanns det ingen anledning att tillmäta föreningens protest någon betydelse, och man fick acceptera valet av granskare. (Kammarrätten i Göteborg).

Hur väl en förening drivs blir väldigt tydligt på årsstämman.  En väl genomförd stämma är oftast liktydigt med en bra förening. De blir också allt vanligare att föreningar anlitar en utomstående ordförande att leda stämman, vilket oftast är mycket bra. Men om man inte har en utomstående kontakt kan man med fördel välja någon annan bland medlemmarna som kan tänka sig att ta sig an uppgiften. Styrelsens ordförande bör nämligen inte också leda stämman, eftersom mötet bland annat ska granska och godkänna den sittande styrelsens arbete under det gångna året. Finns det ingen annan utväg är det dock vanligast att styrelsens ordförande också blir den som leder stämman.  Och då finns det en del tips och tricks att tillgå, för att få mötet att flyta och deltagarna att känna att man verkligen behandlar saker som berör dem.

Grundtipset för att göra en föreningsstämma så trevlig som möjligt är att bjuda på lite kaffe eller kanske en buffé före eller efter själva stämman. En klok förening tar tillfället i akt att skapa så god stämning som möjligt även om det ibland är jobbiga och svåra ärenden som ska diskuteras och beslutas. Medlemmarna har alla skäl att ställa vissa krav på föreningens möten.

De tar sin fritid i anspråk och får ingen ersättning för sitt deltagande, vilket oftast gäller för styrelsens ledamöter. Det är också mycket vanligt att bara ett fåtal medlemmar kommer till stämman. En trög styrelse kanske också vill ha det så. Då slipper man obekväma frågor, kan raka undan de nödvändiga punkterna på dagordningen snabbt, avsluta eländet och återgå till status quo. Allt är som vanligt - inga förändringar - bäst så! Nej, det säger sig självt att det inte är det bästa sättet att verka i en förening. Istället bör man alltid försöka lägga in någon eller några intressanta punkter i kallelsen som mötet har att diskutera. 
För det är trots allt alla medlemmarnas förening, inte bara styrelsens. Medlemmarna har bara en chans per år att vara med och påverka - på stämman - och det gäller för styrelsen att verkligen ta tillvara på det tillfället. Ge medlemmarna chansen och många kommer att ta den, menar många jurister.

Målsättningen för en bra stämma är att man dels ska passa på att fatta viktiga beslut, dels ska styrelsen lämna information som medlemmarna känner är relevant och, slutligen, att det ska vara trivsamt. Och det går att få god uppslutning på ett möte om man verkligen vill.  En slagkraftig och intressant kallelse är viktigt. I mindre föreningar kan man också ringa runt och prata med folk personligen om man verkligen vill att de ska komma. En annan ofta bortglömd detalj är själva möteslokalen.  Hälsa folk välkomna, sätt upp affischer och tavlor, duka bord och sätt in lite blommor, tona ner belysningen om det går och anpassa antalet sittplatser så att de blir upptagna. Tomma stolar är oftast ingen fördel. Innan mötet börjar är det oftast lite dålig eller till och med pinsam stämning. Värst är det för nya medlemmar som har inga eller få bekanta. Problemet är att många inte har någon uppgift och därför inte så mycket att tala om. Ett tips är att kanske spela lite musik, om det går, och att börja med lite förtäring samt avsätta ett par personer som går runt och pratar mötesdeltagarna till rätta så att de känner sig välkomna.

I en bostadsrättsförening är det bara medlemmar som har rätt att närvara och delta i besluten. Styrelsen kan dock ha rätt att ha utomstående bisittare om det medges i stadgarna, och numera även medlemmar. Att välja en utomstående person att leda stämman går alltså bra, men man ska tänka på att han eller hon inte får vara med och rösta vid olika beslut.  Om andra utomstående vill närvara måste mötet enhälligt godkänna detta innan själva stämman påbörjas. Efter lagändringarna 2016 får stadgarna numera ändras så att utomstående alltid får närvara om man så vill, utan mötets enhälliga godkännande varje gång. Det går också att föra in en regel som även ger medlemmarna möjlighet att ha med ett utomstående biträde på stämman, om man så skulle vilja. Men detta måste alltså framgå av stadgarna - annars gäller det inte.

Kallelsen till mötet ska innehålla alla punkter som ska diskuteras och beslutas. Om inte ärendet finns med i kallelsen, får stämman inte ta beslut i frågan såvida inte samtliga närvarande, eller alla som berörs av beslutet, godkänner det. Eftersom alla medlemmar sällan är på plats, är det oftast mycket svårt att ta upp frågor direkt på mötet om de inte tagits med i kallelsen. Ett tips för själva dagordningen - som ibland också kallas föredragningslistan - är att lägga de viktigaste punkterna först, så att folk inte är trötta när slutet på mötet närmar sig, och när viljan till diskussion är mindre. Man ska komma ihåg att om punkten Övriga frågor finns med på dagordningen, får inga beslut fattas i sådant som kommer upp under den diskussionen, eftersom det hela inte varit känt och gått ut till alla i förväg.

Ett tips är att lägga punkten övriga frågor efter den formella stämmans slut, vilket både ger chansen för medlemmar att ställa frågor och komma med förslag, samtidigt som sekreteraren inte behöver föra in allt som då sägs i protokollet.  Bra förslag som kommer upp under diskussionen kan den nya styrelsen alltid ta till sig och jobba med ändå.  Det kan rent av rekommenderas att alltid ha med punkten övriga frågor och diskussion efter den formella stämmans slut.

Årsmötet öppnas alltid av styrelsens ordförande, varefter den som ska leda själva stämman utses. Därefter är det en fördel om mötesordföranden själv väljer vem som ska vara sekreterare, så att inte onödig tid tas i anspråk bara för den nödvändiga punkten. Formellt sett är mötet en demokratisk sammankomst, men så är det som bekant i realiteten sällan. Välutbildade har alltid ett övertag, erfarna mötesproffs har en starkare ställning än andra, män hävdar sig oftast bättre än kvinnor och styrelsen har också i regel lättare att få igenom sina förslag än enskilda medlemmar.

Det här kan den som sitter ordförande påverka, genom att vänligt fråga efter synpunkter från dem som oftast sitter tysta eller inte begär ordet. Ett annat sätt är att rakt ut uppmana dem som pratar mest att vara lite återhållsamma för att släppa fram andra. 
Man ska också komma ihåg att det stämman beslutar i en bostadsrättsförening är styrelsen skyldig att genomföra. Enda undantaget är om beslutet fattats felaktigt, om det strider mot lag eller stadgar eller om det på annat sätt kan visas vara oskäligt mot föreningen. I så fall måste man kalla till nytt möte där det felaktiga beslutet rivs upp och ändras eller avslås. Det kan också göras av tingsrätt efter anmälan av någon eller några medlemmar. En sådan anmälan måste lämnas in inom tre månader från beslutsdatum för att tas upp. Undantag från 3-månadersregeln kan dock göras, om ett beslut kan vara olagligt trots att det fattats med samtliga medlemmars godkännande, om samtycke saknas från någon enskild som berörts av ett beslut, om kallelse inte gått ut eller om något väsentligt fel i kallelsen kan påvisas (NJA 1996:679).