Nr 4 1999 Effektivare styrelsearbete

I många bostadsrättsföreningar upplever styrelsens ledamöter arbetet inte bara som otacksamt, utan också som ineffektivt och tråkigt. Ofta beror detta inte på ledamöterna själva utan på att styrelsen är ålderdomligt organiserad. I de allra flesta fall kan man lätt få styrelsen att bli mer effektiv bara genom att göra en ny arbetsfördelning och anta några principer för arbetet. Nedan följer några råd för att få en effektivare styrelse.

En styrelse bör bestå av sex till åtta ledamöter. Ordförande, vice ordförande, registeransvarig, ekonomansvarig samt några övriga ledamöter. Till detta kommer suppleanter.
Ordföranden bör i huvudsak ha två arbetsuppgifter: att svara för styrelsens eget arbete och omvärldskontakter.
I dennes ansvarsområde ligger alltså att kalla till möten, svara för att ärenden som skall behandlas blir beredda och att beslutsunderlaget är tillräckligt och kommer ut till övriga ledamöter i god tid före mötet.

Med omvärldskontakter menas att ordföranden i första hand skall ha de huvudsakliga kontakterna med myndigheter, leverantörer, mäklare, blivande medlemmar, säljare och andra som föreningen har kontakt med. Övriga i styrelsen bör hänvisa sådana kontakter till ordföranden så att denne kan ta ställning till om han kan avgöra frågan direkt eller behöver hänskjuta den till styrelsen. På detta sätt undviker man oklarheter om vad som sagts och att de som söker föreningen snabbt får auktoritativa besked.

Vice ordförande bör vara den som har ansvar för kontakten med medlemmarna. Det är inte ovanligt att medlemmar, också i mindre föreningar, upplever styrelsen som avlägsen. Ibland är informationen till medlemmarna eftersatt. Vice ordförande skall alltså ”ge styrelsen ett ansikte” och göra känt i föreningen att det är till denne man skall vända sig om man har problem eller synpunkter och idéer.

Den som accepterar ett sådant uppdrag bör alltså vara beredd på en hel del medlemskontakter och bör inte belastas med alltför många andra arbetsuppgifter.

Titeln sekreterare bör ersattas med den mer ändamålsenliga registeransvarig. Detta för att bättre beskriva dennes ansvar. Själva protokollsskrivningen skall ligga kvar men denna arbetsuppgift är så marginell att den oftast, med en smula disciplin, kan hanteras på en halvtimme. En betydlig mer omfattande arbetsuppgift är att föra de register föreningen är skyldiga att hålla. I vissa fall föreligger både skadestånds- och straffansvar om styrelsen brister i detta.

I första hand gäller det att föra medlemsregister och lägenhetsförteckning. Utdrag ur lägenhetsförteckningen lämnas ut av registeransvarig. Alla kontakter i samband med övergång av bostadsrätt sköts därför av denne. Han skall också se till att Bolagsverket har aktuella uppgifter från föreningen liksom att deklarationsunderlag skickas till medlemmarna. Svarar också för föreningens arkiv.

Ordet kassör för väl näsan tankarna till någon som plitar i kassabok och handlar för föreningens räkning mot kvitto. Sådan uppgifter förekommer förstås fortfarande, men idag har de flesta föreningar betydligt viktigare uppgifter med att exempelvis bevaka att föreningen handlar upp tjänster billigt och effektivt, har kontakt med eventuell förvaltare och följer upp underhållsplaner. Titeln ekonomiansvarigspeglar därför på ett bättre sätt vad uppdraget innebär.

De övriga ledamöterna bör i första hand fungera som idégivare, bollplank och resurser. Större åtgärder eller aktiviteter som styrelsen planerar utförs lämpligen i projektform med någon övrig ledamot som ansvarig. Det kan röra sig om allt från gårdsfester och städdagar till årsmöten och informationsmöten. För dessa gäller också att kunna aktivera medlemmar i verksamheten.
Sammantaget kan man säga att ordförande, ekonomiansvarig och registeransvarig bör ha en administrativ talang medan v ordförande och ledamöter bör ha en väl utvecklad social förmåga.

Organisationen
Målet med att skapa kommittéer och utskott i bostadsrättsföreningar är ofta dels att dra in fler medlemmar i föreningsarbetet dels att fördela arbetet på fler händer. Inte sällan blir resultatet istället dåliga samveten, ärenden som faller mellan stolar och ledamöter som snabbt tröttnar.
För att kommitté- och utskottsarbete skall bli framgångsrikt krävs för det första konkreta och avgränsade arbetsuppgifter och för det andra personer som är motiverade att ta itu med dem. Att skapa organ med vaga mål och i förhoppningen att medlemmar skall aktiveras motverkar sitt eget syfte.

Om det saknas spontant intresse för uppgifterna bör styrelsen minimera antalet arbetsgrupper. Ett arbetsutskott som kan ta snabba beslut i vissa frågor och hjälper till att bereda styrelsens ärenden är ofta motiverat. Ledamöter kan lämpligen vara ordförande, v ordförande och ekonomiansvarig.
Vill man dra in fler medlemmar i föreningens förvaltning är det bättre att skapa arbetsgrupper med tidsbegränsade uppgifter som att ordna ett medlemsmöte, delta i budgetarbetet eller se över föreningsstadgan.

Några tips för effektivare styrelsearbete
o Nystarta. Rensa upp. Avsätt en kväll eller två för att gå igenom föreningens handlingar. Kontrollera framför allt pantnoteringar i lägenhetsförteckningen. Om något är oklart kontrollera med bank och medlem.
o Gå igenom föreningens stadgar. Vad säger den om styrelsens ledamöter? Behöver den moderniseras?
o Förbered styrelsemöten ordentligt. Alla beslutsärenden skall ha tillräckligt underlag och ett beslutsförslag.
o Ha en mall för dagordningarna. Formalia, skrivelser, rapporter, bordlagda ärenden, beslutsärenden och övrigt. Skriv bara beslutsprotokoll.
o Disciplin under mötet. Drick kaffe efteråt.
o Följ upp alla beslut (varje beslut skall ha en ansvarig som ser till att det genomförs). Rapportera vid nästa möte. Ta upp ej slutförda uppdrag på dagordningen tills de är klara.
o Skriv protokoll direkt efter mötet.
o Besiktiga fastighet och lägenheter en gång om året. Aktuell kunskap om föreningen gör att man slipper spekulera.
o Investera i styrelsen. Utbilda nyvalda ledamöter. Många erbjuder bra kurser.
o Inom ramen för en ny organisation och några noggrant efterlevda principer bör de flesta styrelser kunna öka sin effektivitet.

Av Lars Tegelberg/bostadsrättsjurist, Uppsala