Underhållsplanen 
- inte bara  teknik/del 1

Förr i tiden var en underhållsplan inget som bostadsrättsföreningar behövde syssla med tyckte de flesta. Det var förbehållet stora fastighetsägare. Men i takt med att värdet på såväl hus som enskilda lägenheter blivit högre, har också föreningar och styrelser blivit kunnigare och mer medvetna om värdet av en mer professionell inställning till sin egen organisation.
Allt fler föreningar tar fram en underhållsplan för fastigheten, som tjänar som ett värdefullt rättesnöre för den framtida utvecklingen år från år, vilket framför allt underlättar för nya styrelser den dag de tar över.  
Men det är inte bara den tekniska biten som bör planeras. Även ekonomi och juridik kan vara i behov av lite underhåll. För teknik, ekonomi och juridik hör alla ihop. Ju bättre översikt man har av fastigheten tekniskt sett, ju mer man förstår sig på den egna ekonomin och ju mer man lär sig och följer med förändringar inom juridiken, desto bättre fungerar föreningen.

Att sitta i styrelsen för en bostadsrättsförening är krävande på många områden. Inte minst gäller det att ha förståelse för det inte helt okomplicerade juridiska ramverk som omger verksamheten. Brister styrelsen i det så kan det medföra både besvär och kostnader för föreningen och dess medlemmar. 
Lösningen stavas K-U-N-S-K-A-P, och både organisationer och enskilda jurister erbjuder kurser och utbildningar för styrelser.  Att delta i sådana utbildningar borde vara självklart för varje styrelse. En annan effekt av att generellt erbjuda tilltänkta nya ledamöter sådana utbildningar är att det underlättar rekryteringen till dessa förtroendeuppdrag eftersom många annars inte vågar ta på sig ansvaret då man menar ”att man kan för lite”.  En juridisk underhållsplan bör därför vara lika självklar som en teknisk och en ekonomisk. 
Min erfarenhet som rådgivare och ombud för bostadsrättsföreningar har lärt mig att de flesta problem hade kunnat undvikas, om styrelse och medlemmar bara hade haft lite mer kunskap om den rättsliga miljö där man verkar. Lite tillspetsat skulle jag formulera det som att om styrelsen och medlemmarna höjer sin kunskapsnivå med tio procent så skulle hälften av alla problem aldrig uppstå. En juridisk ”underhållsplan” håller styrelsens och medlemmarnas kunskapsnivå hög. 
För det första gäller det att ge styrelsen en grundutbildning. Kurser finns tillgängliga både genom organisationer och enskilda leverantörer. Ofta håller de också hög kvalitet och är uppskattade av dem som gått kurserna.  
För det andra har en bostadsrättsförening inget minne, vilket gör att den kunskap som en styrelse tillgodogjort sig ofta förvinner när den ersätts av en ny. 
Men genom att skapa goda rutiner och lägga fast dessa i skriftlig form så överförs kunskaper och erfarenheter från den föregående ledningen till den nya. Därför blir nästa steg att lägga fast dessa rutiner. I föreningens rätt att anta ordningsregler har den ett lämpligt instrument.  Om ordningsreglerna är rimliga och tjänar ett föreningsintresse så har medlemmarna skyldighet att följa dessa. 
För det tredje ska styrelsen verka för att kunskaperna sprids till medlemmarna.  Det sker lämpligen genom att göra ordningsreglerna väl spridda och informera nytillkomna medlemmar om dessa. En annan väg kan vara att bjuda in någon för att informera på temat ”Att bo i bostadsrätt” till exempel i anslutning till föreningsstämman.  
För det fjärde bör styrelsen se till att hålla sina kunskaper uppdaterade genom fortbildning, läsa facktidskrifter och hålla ett litet föreningsbibliotek.  Med tanke på de stora värden en styrelse har att förvalta är det dålig ekonomi att inte kosta på erforderliga utbildningar. 
Många styrelser tar lite för lätt på sitt uppdrag, och mötena får en alltför informell karaktär där det viktiga beslutsfattandet störs av kaffedrickande och småprat. Trevligt ska man ha, men lämpligen efter mötet.  Styrelsen leder ett miljonföretag, inte en kvartersklubb i knattefotboll. En balanserad arbetsfördelning är en förutsättning för ett smidigt arbete.  
Varje styrelse är unik och uppdragen får förstås baseras på de enskilda ledamöternas kompetens och intresse, men en lämplig utgångspunkt kan vara den här: 
Ordförande ansvarar för att styrelsemötena förbereds och svarar för alla externa kontakter, till exempel leverantörer och myndigheter. All inkommande post ska passera ordförande.  Vice ordförande biträder ordföranden men har som huvuduppgift att svara för kontakterna med medlemmarna.  Denne hanterar informationen ut i föreningen och är medlemmarnas kontaktperson in i styrelsen. Ekonomiansvarig (som är en bättre titel än kassör) bevakar regelbundet de upphandlade tjänster föreningen har och att de är konkurrenskraftiga.  Har kontakt med eventuell extern bokföringstjänst, bevakar lånevillkor och omsättningstider. Registeransvarig håller föreningens register och andra handlingar aktuella och fungerar också som sekreterare. Viktigast är förstås att lägenhetsförteckningens pantnoteringar är och förblir korrekta. Övriga ledamöter fungerar som ansvariga när styrelsen beslutar om att genomföra projekt. 
Kom ihåg att alla ledamöter enligt lag ska ha möjlighet att förbereda sig inför styrelsemöten och att inga beslutsunderlag ska dyka upp för första gången på mötet.  Alla beslut som tas i styrelsen ska ha en ansvarig som ser till att beslutet fullföljs och som rapporterar läget på varje styrelsemöte till dess det är genomfört.  Styrelsens protokoll är inte offentliga eftersom de kan innehålla uppgifter som berör medlems integritet, men det är lämpligt att vice ordförande efter varje styrelsemöte skriver ihop en kort information till medlemmarna om mötet i de delar som är av allmänt intresse.
Det är viktigt att fastställa rutiner för hur föreningens handlingar ska skötas. Juridiken som omger en bostadsrättsförening är i ständig förändring. Föreningens stadgar ska hållas aktuella och stå i överrensstämmelse med gällande rätt.  Gör den inte det kan problem och i värsta fall tvister och kostnader uppstå. En översyn av stadgarna bör göras åtminstone vartannat år. På samma sätt ska föreningens ordningsföreskrifter följas upp.  När ett problem uppmärksammas ska en ordningsregel formuleras så att problemet inte uppstår igen.
Kraven på hur medlemsförteckningen ska vara utformad har nyligen ändrats. Därutöver är lägenhetsförteckningen ett tungt ansvar för föreningen.  Dessvärre har vi fortfarande ett omodernt och rättsosäkert system för pantsättning av bostadsrätt, som ger styrelsen ett stort ansvar för att noteringar om pant förs korrekt och snabbt. Lämnar föreningen felaktiga uppgifter i utdrag från förteckningen så riskerar styrelsen såväl skadestånds- som straffrättsliga påföljder.  Alla påståenden om panträtt eller avnotering av sådan ska gå genom registeransvarige. Denne ansvarar också för att det under semestrar och annan bortovaro finns en vikarie som ser till att panter omedelbart skrivs in. 
Lars Tegelberg

Fotnot: Från 1 januari 2024 är en underhållsplan ett krav tillsammans med den ekonomiska planen för alla nya föreningar.