Styrelsearbetets grunder 
- del 3

I en bostadsrättsförening handlar det om att få fram rätt beslut för föreningen och undvika de dåliga!
Att leda en årsstämma är oftast mycket krävande, särskilt i större föreningar. Det är stor skillnad på att leda ett mindre möte jämfört med ett stort.

Diskussionen och informationen innan ett beslut ska fattas handlar om att fördela ordet rätt och hålla grepp om talarlistan så det inte spårar ur och blir för långrandigt.

Det går också att byta ordförande mitt i mötet om det skulle visa sig att sittande mötesledare själv blir indragen i långa diskussioner. Här kommer mötesklubban in i bilden.  Den är ingen leksak utan en mycket gammal företeelse som ska behandlas med respekt.

Klubban markerar ett beslut (som ska vara utan oklarheter), men kan också användas för att påkalla mötets uppmärksamhet eller att ”klubba ner” en talare som överskrider tid, gör personliga utfall eller avviker från ämnet.

Innan beslutet klubbas igenom är det också viktigt att ordföranden slutligen lämnar ordet fritt en sista gång, för att se om det finns någon eller något som fattas. Mötesordföranden svarar för att de som begär ordet får säga sitt i rätt ordning. Oklarheter här kan leda till misstankar om fiffel, vilket dock är sällsynt i bostadsrättsföreningar.

Ett vanligt sätt att korta av en debatt är att sätta så kallat "streck".  Det kan begäras av någon mötesdeltagare som ett förslag, eller på initiativ av ordföranden.  Att sätta streck är oftast ett mycket bra sätt att få ordning på en diskussion som blir för lång eller spårat ur.  Det är mötet som ska besluta om streck ska sättas eller inte - inte ordföranden själv. Han eller hon ska helt enkelt fråga deltagarna om man nu kan besluta att sätta streck för diskussionen. Men innan allt detta sker, ska mötet först fastställa talarlistan, ordföranden kontrollera att alla förslag och yrkanden finns antecknade och fråga mötet om dessa båda punkter kan fastställas.

Under punkten "Fastställande av dagordning" kan mötet begära att ärenden stuvas om så att diskussion och beslut som följer fattas i rätt ordning.

Efter diskussion är det till sist dags att fråga deltagarna om det är färdigt att gå till beslut. Oftast är det en ganska enkel procedur att genomföra. Men trots att det kanske bara finns ett förslag, kan det komma yrkanden om att frågan inte ska avgöras just då.

Det kan handla om bordläggning, dvs att man väntar med att fatta beslut till ett senare tillfälle, återremiss, dvs mötet vill ha mer information från t.ex. styrelsen eller en arbetsgrupp, ajournering, dvs frågan ska återupptas senare på dagordningen, t.ex. efter en lunch, eller medlemsremiss, dvs ett yrkande om att förslaget ska delas ut till medlemmarna för att kanske få fram fler synpunkter. Förslagen ska ställas mot det som innebär att frågan verkligen ska avgöras av stämman samma dag. När det finns flera förslag i ett ärende ställer man först dessa mot varandra, för att till sist ställa det mot styrelsens eget förslag, om det finns ett sådant, eller mot ett framröstat huvudförslag. Så måste man gå tillväga för att undvika felaktiga beslut.

Exempel: Om t.ex. någon föreslår att anta ett renoveringsförslag för 30.000 kronor, styrelsen för fram ett annat för 50.000 kronor medan en arbetsgrupp har ett förslag som kostar 100.000 kronor och dessa förslag får 9, 10 respektive 11 röster, skulle alltså beslutet bli att satsa på det sistnämnda trots att de två andra tillsammans fått fler röster. Att ställa fler förslag mot varandra än två i taget går alltså inte. Oftast är det det förslag som får enkel majoritet som vinner (mer än hälften av rösterna). Det finns dock tillfällen när ett förslag bland flera kan vinna med relativ majoritet som i exemplet ovan (flest röster men mindre än hälften), men det används i princip bara vid personval. I bostadsrättsföreningar krävs som bekant också ofta kvalificerad - även kallad absolut - majoritet, dvs 2/3-delar eller 3/4-delar av rösterna, t.ex. när stadgarna ska ändras m.m. 
Styrelsen i en bostadsrättsförening konstituerar sig själv, dvs stämman behöver inte välja vem som ska vara vad om inte stadgarna kräver det. Det kan vara en fördel om stämman inte utser vem som ska vara till exempel ordförande, eftersom styrelsen då kan växla på posten under året för att avlasta eller för att på annat sätt underlätta arbetsfördelningen. Om ordföranden skulle råka flytta plötsligt, eller avgå, är det då också lätt att utse en efterträdare utan att för den skull behöva kalla till extra stämma bara för den sakens skull. Det är också styrelsen som beslutar vem eller vilka som ska vara firmatecknare, det är inte en uppgift för stämman. Normalt utses två styrelseledamöter att tillsammans vara firmatecknare och som därmed har rätt att teckna avtal mot tredje part för föreningens räkning.

Den som är firmatecknare behåller den rätten ända tills en ändring gjorts hos Bolagsverket, även om personen ifråga skulle ha avgått ur styrelsen. Det är alltså viktigt att ändra sådana uppgifter snarast möjligt.

Styrelsen har som framgått nyckelrollen i bostadsrättsföreningen. Den ska verkställa stämmans beslut, fatta egna beslut inom de ramar som stadgar och lagar medger, förbereda frågor inför stämmor och möten och ansvara för föreningens löpande administration. Styrelsen är alltid juridiskt ansvarig för allt i en bostadsrättsförening. Det går aldrig att friskriva sig från detta ansvar genom avtal med någon utomstående part, t.ex. en förvaltare.

Exempel:  En man som köpt en bostadsrätt i en riksbyggenförening, och hyrt ut den i andra hand, förlorade sin bostadsrätt sedan han stämts av föreningen för att ha hyrt ut sin lägenhet i andra hand utan tillstånd trots att han själv ännu inte vara medlem. Mannen hävdade att han blivit godkänd som medlem av Riksbyggen, som skötte överlåtelsen på uppdrag av föreningen - vilket också stämde - men föreningen påpekade i rätten att detta inte automatiskt innebär att han blivit godkänd av föreningen, eftersom det är styrelsen som godkänner nya medlemmar - inte förvaltaren. Både tingsrätt och hovrätt höll med, och mannen förlorade sin bostadsrätt, dels för den felaktiga uthyrningen men dels även för att han aldrig godkänts som medlem av föreningens styrelse.  Att Riksbyggen hade godkänt ansökan spelade ingen roll ( Svea Hovrätt, Mål ÖH 85409-06).

Styrelsen svarar för förvaltningen av föreningens hela verksamhet och kan därmed besluta om nödvändiga reparationer och löpande underhåll. Men så snart det blir tal om större ändringar och ombyggnader som berör medlemmarnas ekonomi och egna lägenheter, ska beslut fattas av en föreningsstämma samt i vissa fall också godkännas av hyresnämnden. Det är ofta svårt att avgöra vem som ska besluta vad. Lagreglerna säger inget om det, mer än att styrelsen själv ska avgöra om ett beslut ska tas upp på en stämma eller inte. Även föreningens stadgar kan delvis användas för att reglera detta ansvarsområde. Om man är osäker är det alltså bäst att kalla till stämma och låta medlemmarna rösta om saken. Oftast behövs ingen särskild röstlängd i en bostadsrättsförening, men om det anses nödvändigt är det stämmans ordförande som ska se till att en sådan upprättas inför viktiga omröstningar.

Om det inte är klart vem som ska vara ordförande på stämman, är det den som öppnar mötet som istället ska ordna med röstlängden. Där ska närvarande medlemmar, ombud och eventuella biträden anges. Bostadsrättshavare som inte är medlemmar, till exempel panthavare som förvärvat en bostadsrätt exekutivt, har inte rätt att delta på stämman. Om det förekommer differentierad rösträtt ska det framgå hur många röster var och en företräder. Det är medlemsförteckningen i föreningen som används som underlag för att fastställa röstlängden. Om någon kan styrka att han eller hon är medlem utan att det framgår av medlemsförteckningen, ska även den personen antecknas och ges rösträtt. (Om det föreligger något fel i förteckningen får således någon inte vägras rösträtt). Om fler personer äger en bostadsrätt har dessa bara en röst, om inte stadgarna säger något annat. Om någon begär rösträkning inför olika beslut ska ordföranden se till att det alltid sker! Ordföranden kan alltså inte själv bara vifta bort en begäran om rösträkning och t.ex. bara säga att ”det behövs inte”.

Medlemmarna har rätt att ställa frågor till styrelsen på stämman, om sådant som kan inverka på föreningens årsredovisning eller ställning i övrigt eller med anledning av något ärende som tagits upp.

Styrelsen ska svara om det kan ske utan nackdel för föreningen. Finns inte uppgifterna just då, ska svaret istället skriftligt hållas tillgängligt för var och en senast två veckor efter stämman och sändas till den medlem som begärt upplysningen. Om styrelsen anser att olägenhet föreligger – vilket inte torde vara vanligt i bostadsrätt – ska frågeställningen lämnas till revisorerna inom två veckor och dessa i sin tur lämna sitt svar till styrelsen inom ytterligare två veckor om den som ställt frågan begär det. Medlemmar kan dock inte kräva att få ut skriftliga handlingar från styrelsen.  I princip är inga skriftliga handlingar som styrelsen handlagt öppna för medlemmarna.

Exempel: En manlig medlem i en förening i Västervik i Småland hade ifrågasatt ett arbete som utförts av Skanska vid ett stambyte. Efter en långvarig tvist fick han igenom ett krav på ombesiktning av samtliga badrumsgolv. Men när han även begärde att få se entreprenadavtalet protesterade styrelsen och påpekade att han i så fall måste gå till domstol. I tingsrätten frågade man sig om mannen verkligen hade begärt handlingarna på en stämma, vilket lagen kräver.  Men rätten påpekade också att det inte finns någon skyldighet för en bostadsrättsförening att lämna ut handlingar bara för att en medlem begär det. Det är inte samma sak som att man måste svara på frågor från medlemmarna på stämman.  Mannen överklagade till hovrätten men förlorade målet även där (Göta Hovrätt, Mål T 524-10).

Mer läsning: Boken ”Styrelse, stämma och stadgar i förening”, av Helena Nelson Bülow & Sven-Åke Lennung